Od apstraktnih ciljeva do mjerljivih odluka koje pokreću promjene
Svaki pravi stručnjak u lancu opskrbe uvijek želi optimizirati sustav i procese. Bez obzira na to koliko je lanac opskrbe uspješan, uvijek postoji prostor za poboljšanje i uvijek postoje dijelovi koji ne funkcioniraju na optimalnoj razini. Optimizaciju možemo provoditi na različite načine i uz pomoć raznih alata, a jedan od alata koji se može vrlo učinkovito i pametno koristiti u operativnosti lanca opskrbe jest KPI.
Što je KPI i zašto ga često pogrešno koristimo
Prije svega, potrebno je jasno definirati što je to zapravo KPI, jer iako je riječ o skraćenici koju gotovo svi poznaju, nisam sigurna da svi zaista znaju što ona znači. Iz osobnog iskustva znam da se ljudi često koriste općeprihvaćenim skraćenicama bez stvarnog razumijevanja njihove suštine. KPI je skraćenica za Key Performance Indicator, odnosno ključni pokazatelj uspješnosti.
Uspješnost lanca opskrbe mora imati jasno značenje
Prvi korak je definirati što uopće znači uspješnost u vašem lancu opskrbe. Je li to pravovremena isporuka narudžbi, smanjenje troškova, optimizacija procesa, povećanje broja isporuka ili nešto drugo? Ta uspješnost mora biti izravno povezana s ciljevima cijele organizacije, koji se zatim prelijevaju na ciljeve lanca opskrbe. Ciljevi lanca opskrbe trebaju biti jasni i ne smiju ostati mrtvo slovo na papiru, već moraju biti konkretni, mjerljivi i dostižni.
Loš KPI je, primjerice, “poboljšati učinkovitost”, jer ta formulacija sama po sebi ne znači gotovo ništa. Isto vrijedi i za loše definirane ciljeve lanca opskrbe. “Poboljšanje učinkovitosti” ili “optimizacija sustava” bez jasno određenih parametara, ciljeva i zadataka ostaju prazne floskule koje ne vode nikakvoj stvarnoj promjeni.
KPI kao konkretna, mjerljiva vrijednost
KPI nam služi kao konkretan pokazatelj koji kvantitativno mjeri našu uspješnost i napredak prema postavljenom cilju. KPI nije misaona imenica, već konkretna brojčana vrijednost koju je potrebno definirati korištenjem SMART principa:
Specific – specifičan i točno definiran (npr. vrijeme isporuke)
Measurable – mjerljiv, odnosno izražen brojčano
Achievable – dostižan, što ujedno znači i realan
Relevant – relevantan za cilj i izravno povezan s njim
Time-bound – vremenski definiran, s jasno određenim rokom
Što zapravo želimo mjeriti
Prvo pitanje pri postavljanju i definiranju KPI-ja nije što bismo mogli mjeriti, već što nakon snimanja sustava zaista želimo mjeriti i što točno želimo poboljšati. Je li to dostupnost proizvoda, razina zaliha, brzina isporuke ili nešto četvrto?
Kod određivanja onoga što želimo mjeriti važno je imati na umu da KPI koristimo kao alat, a ne samo kao brojku u prezentaciji ili izvješću na kraju mjeseca.
Primjer dobro definiranog cilja je “smanjiti prosječno vrijeme isporuke sa četiri na tri dana u sljedeća tri mjeseca”. KPI povezan s tim ciljem jest prosječno vrijeme isporuke.
A zašto i kako smo došli do cilja “smanjiti prosječno vrijeme isporuke s četiri na tri dana u sljedeća tri mjeseca”? Zato što smo izračunali trenutno prosječno vrijeme isporuke i, iz nekog bitnog razloga, vrlo često zbog troškova ili zahtjeva kupaca, odlučili da na tom segmentu trebamo dodatno poraditi.
Kada smo donijeli tu odluku, definirali smo KPI koji će nam omogućiti praćenje toga jesmo li na dobrom putu prema cilju.
Izračun KPI-ja: detalj koji odlučuje sve
Izuzetno važan korak je jasno definiranje načina izračuna KPI-ja. Ako izračun nije precizno i nedvosmisleno formuliran, vrlo je vjerojatno da će doći do pogrešaka jer nećemo biti sigurni što nam dobivene brojke zapravo govore. A ako ne znamo što nam brojke govore, tada u stvarnosti ne znamo mnogo i otvaramo prostor za beskrajne rasprave i dodatne sastanke.
Za pravilan izračun KPI-ja nužno je imati točne i dostupne podatke, što podrazumijeva da su određeni procesi već unaprijed dobro posloženi.
Kod primjera “smanjiti prosječno vrijeme isporuke s četiri na tri dana u sljedeća tri mjeseca”, izračun treba postaviti tako da KPI pokazuje brojčanu vrijednost dana isporuke. To možemo postići tako da zbrojimo vrijeme potrebno za sve isporuke i taj zbroj podijelimo s ukupnim brojem isporuka.
Kako bismo dobili zbroj vremena potrebnog za sve isporuke, trebamo podatak o vremenu svake pojedinačne isporuke, a za to su nam potrebni datum narudžbe i datum isporuke. Iako zvuči kao puno riječi, riječ je o jednostavnoj matematici koja postaje još jednostavnija ako već imamo sustav i procese koji bilježe sve potrebne vrijednosti. Kada je to posloženo, dovoljan je klik ili dva i KPI je izračunat.
I sve je super i sve je za pet kada KPI pokazuje vrijednosti koje priželjkujemo. Tada je to brojka koju s ponosom prikazujemo u prezentacijama kao mjerilo uspješnosti.
No, ako KPI ne pokazuje dobru vrijednost i ako je daleko od zadanih ciljeva, tada dolazi trenutak za akciju i donošenje ključnih odluka usmjerenih prema postizanju željenog rezultata.
KPI kao alat za odluke, a ne za prezentacije
Dobar lanac opskrbe imat će nekoliko KPI-jeva koji se izračunavaju i prate u različitim vremenskim intervalima, primjerice tjedno, mjesečno ili kvartalno. Upravo kroz te pokazatelje vidi se koliko je lanac opskrbe uspješan u ispunjavanju zadanih ciljeva.
KPI je alat koji treba znati koristiti, alat koji služi za donošenje odluka, bilo da se radi o optimizaciji procesa, promjeni fokusa ciljeva ili čak redefiniranju strategije lanca opskrbe.
Najbolji KPI za vaš lanac opskrbe nije univerzalna formula, već vaša vlastita kombinacija koja proizlazi iz vaših ciljeva, procesa i izazova. KPI mora biti dovoljno jednostavan da bude razumljiv, dovoljno relevantan da prikaže stvarno stanje, ali i dovoljno snažan da potakne promjenu.
